En France, le salaire brut (c’est-à-dire le montant figurant sur le contrat de travail et la base de calcul des cotisations) correspond au salaire de base avant cotisations patronales.

En d’autres termes :

• Salaire brut = net + cotisations salariales
• Coût du salarié = salaire brut + cotisations patronales = net + cotisations salariales + cotisations patronales (+ charges)

En France, le coût d’un salarié employé par une Firme Etrangère en France (FEF), avec les taux de cotisation actuels, est approximativement le suivant :

• Cotisations employeur = 43 % du montant brut (càd. coût = montant brut + 43 %)
• Cotisations employé = 23 % du montant brut (càd. net avant impôt = brut – 23 %)

Ex : : 65K€ de salaire brut –> coût annuel d’environ 93K€ et salaire net d’environ 50K€ (hors rémunération variable, bonus (sur lesquels les 43% de cotisations employeur seront également dus) ou frais)

Il y a quatre autres facteurs de coûts importants à prendre en compte :

• Une provision congés payés de 10 % du coût total, payés soit lors de la prise de congés (25 jours ouvrés par an), soit à la fin du contrat pour ce qui reste.
• Une provision de fin de contrat d’un maximum de 10% du montant brut total (il s’agit du coût d’un contrat à durée déterminée ; le coût de fin sera inférieur pour un contrat à durée indéterminée, mais il est fonction de l’ancienneté)
• Si applicables, les RTT non pris résultant d’un forfait joursseront également payables.
• Paie pendant le préavis légal :
  • Dans le cadre d’un CDD, tout le salaire jusqu’à la date de fin prévue est dû.  (Ces contrats ne peuvent être raccourcis à moins que l’employé n’y consente par écrit.)
  • Dans le cadre d’un CDI, la rémunération pendant la période de préavis (généralement 3 mois) + 5 semaines de procédure de licenciement est due (à moins qu’un accord amiable ne soit trouvé).

N.B. Il n’existe pas encore de prélèvement à la source de l’impôt sur les revenus salariés en France, le salaire net est donc payé avant impôt. Il est de la seule responsabilité de l’employé de déclarer et de payer l’impôt sur le revenu, l’employeur ne peut intervenir en dehors de l’indication du revenu net imposable cumulé sur le bulletin de paie chaque mois.

Le prélèvement à la source doit en revanche être mis en place en 2019 (en cours de mise en place).

Il existe deux types de contrats différents en France :

CDD : Contrat à durée déterminée avec une date de début et de fin définie.

Un CDD ne doit être utilisé par une firme étrangère que pour un projet spécifique et temporaire ou pour remplacer un employé absent en France.

La durée maximale, deux renouvellements compris, est de 18 mois. Il peut ensuite être transformé en CDI (voir ci-dessous). A la fin d’un CDD, une indemnité de fin de contrat dite de “précarité” de 10 % du montant brut total du contrat est versée à l’employé, à moins que son contrat soit transformé en CDI, ou si l’employé démissionne pour commencer un CDI ailleurs. Il s’agit d’une indemnité brute, assujettie à des cotisations patronales normales d’environ 43 %.

La période d’essai ne dure qu’entre 1 jour (pour un contrat d’une semaine) et 1 mois (pour 6 mois ou plus). Il y a une cotisation formation supplémentaire de 1% spécifique aux CDD.

Attention : un CDD ne peut être arrêté avant sa date de fin prévue, sauf par accord mutuel écrit (ce qui est rare). En cas d’arrêt anticipé du contrat, l’employeur reste redevable de la rémunération contractuellement due à l’employé jusqu’à la date de fin.

CDI : Contrat à durée indéterminée avec une date de début définie et sans date de fin.

Le licenciement n’est possible que pour motif personnel ou économique documentés (voir FAQ sur la fin du contrat de travail) et selon une procédure stricte.

La période d’essai prévue par la loi est de 2 à 4 mois selon le type d’employé et peut être renouvelée une fois par accord mutuel écrit pour une durée maximale égale, en fonction de chaque convention collective (CCN).

Le recours au CDD n’est généralement pas recommandé en France :

• uniquement possible pour des projets temporaires à date déterminée ou pour remplacer un employé absent
• inflexible : doit aller jusqu’à la date de fin, autrement payable même si non travaillé, ne peut être renouvelé que deux fois, durée max. de 18 mois
• 10 % du coût en fin de contrat
• cotisations supplémentaires (environ 1 %)
• période d’essai beaucoup plus courte (maximum 1 mois)

2 statuts salariés possibles :

Cadre ou non-cadre (= “ETAM”) : il s’agit plutôt d’une question de statut social / de coutume. Les conséquences sont quelques cotisations sociales supplémentaires, mais la différence de coût n’est que de quelques centaines d’euros sur un an, dans la plupart des cas.

La plupart des employés qui ont une formation de niveau universitaire et quelques années d’expérience de travail sont des cadres.

Cas général : 35 heures hebdomadaires

Il s’agit de l’horaire de travail par défaut en France, avec un planning établi par avance (par exemple, du lundi au vendredi, de 9h à 17h avec une heure de pause). Les heures supplémentaires doivent être suivies par l’employeur et doivent être reposées ou payées à l’employé (habituellement +25 % pour les 8 premières heures par semaine, +50 % par la suite).

Alternative plus flexible : le “forfait jour”

Selon les conventions collectives, le salarié peut – dans certains cas – être placé sur un temps de travail décompté en jours (218 jours dans la CCN Syntec de la branche conseil / technologie par exemple).

Critères pour cet horaire plus flexible :

• appliquer une CCN qui autorise le forfait jour, et suivre les critères spécifiques qui y sont
• être autonome dans la gestion du temps de travail/agenda,
• avoir droit à un temps de repos normal de 11h entre 2 jours et 2 jours/semaine (jamais plus de 6 jours de travail continu) avec un système pour permettre la déconnexion pendant ce temps
• tenir deux réunions par année pour discuter de la charge de travail et de l’équilibre travail-vie personnelle

Dans le cadre d’un forfait jour, il n’y a donc pas de suivi ni de paiement des heures supplémentaires, mais en contrepartie, l’employé a droit à des jours de repos supplémentaires (10 en 2018, 9 en 2019, pour un forfait 218 jours). Ces repos s’ajoutent aux 5 semaines de congés payés.

Cette exception à la règle des 35 heures a particulièrement du sens pour les télétravailleurs et les commerciaux non sédentaires, dont l’organisation de travail rendu un planning fixe et le suivi des horaires compliqué.

En France, chaque salarié a droit à 5 semaines de congés payés par année complète de travail en France, soit 25 jours ouvrés (ou 30 ouvrables).

En pratique, 1/12ème de 25 jour est acquis chaque mois, proratisé en jours ouvrés pour les mois incomplets (embauche/sortie). Un compteur récapitulant les congés payés figure au bas de chaque fiche de paie.

Si le droit complet n’est pas pris dans l’année, il est reporté, sauf à prouver que le salarié a eu l’opportunité de prendre ses congés et ne les a pas pris, ce qui est difficile. Il incombe à l’employeur de s’assurer que l’employé a la possibilité de prendre les 5 semaines de congés. 2 des 5 semaines doivent être prises en continu entre avril et octobre, mais un salarié ne peut pas prendre plus de 4 semaines en continu (c’est-à-dire que la 5ème semaine doit être prise séparément).

Tous les congés payés doivent être approuvés par l’employeur avant la date de début.

Toute absence pour maladie doit être autorisée par un médecin, qui fournira à l’employé un arrêt de travail standard, dont une copie doit être remise à l’employeur dans les 48 heures. Il n’y a pas de droit annuel aux absences maladie comme dans certains autres pays.

La rémunération des absences maladie / maternité / paternité diffère en fonction de la convention collective de l’entreprise, de l’ancienneté dans l’entreprise et de la durée des congés de maladie.

1. L’employeur peut être tenu de maintenir tout ou partie du salaire, pendant une certaine durée, après une certaine ancienneté.
2. La Sécurité Sociale verse des indemnités journalières au salarié (ou à l’employeur si le salaire est maintenu par celui-ci) à hauteur de 50% du salaire, plafonnées à 44,34€/jour calendaire en 2018, à partir du 4ème jour.
3. La prévoyance peut compléter ces indemnités en versant des prestations à l’employé (ou à l’employeur si le salaire est maintenu) pour un pourcentage plus élevé du salaire, qui peut ou non être plafonné en montants par jour et en durée de couverture, et peut avoir une période de carence initiale (qui diffère parfois aussi selon qu’il s’agit d’une maladie ou d’un accident).

Frais professionnels sur justificatifs

L’URSSAF et la réglementation fiscale française prévoient que pour être remboursés en tant que frais professionnels (c’est-à-dire exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu), les montants doivent être de nature professionnelle, raisonnables en termes financiers et justifiés par des factures fiscalement valables.

Les factures originales doivent être archivées par l’employeur (ou le payeur final si refacturés), sauf s’il utilise une méthode de stockage électronique à valeur probante, et l’employé ne peut être remboursé que pour le montant strictement égal aux montants indiqués sur les reçus. Il incombe à l’employeur (ou au payeur final) de vérifier que les dépenses ont été engagées uniquement à des fins professionnelles.

L’URSSAF propose une alternative à la règle des “justificatifs” pour les frais de déplacement sous al forme de montants forfaitaires, sans justificatifs. Lorsque ce système “forfaitaire” est utilisé, il doit être utilisé pour tous les frais de déplacement de la même catégorie, c’est-à-dire que le salarié doit choisir entre le remboursement sur justificatifs et le remboursement forfaitaire pour ses factures d’hébergement, par exemple, et ne peut alterner entre les deux systèmes. Étant donné que les montants forfaitaires sont généralement considérés comme relativement faibles, la méthode “sur justificatifs” est généralement utilisée.

Indemnités kilométriques pour déplacement professionnel avec un véhicule personnel

Le salarié est remboursé pour l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles selon un barème kilométrique fixé par l’URSSAF et révisé annuellement (généralement en mars). Le taux applicable dépend du nombre de kilomètres parcourus professionnellement, de la puissance fiscale de la voiture et du nombre total de kilomètres professionnels parcourus dans l’année. Les taux prévus dans le barème de l’URSSAF sont les taux maximum remboursables en frais – il est possible de définir contractuellement un taux inférieur avec le salarié.

Il incombe à nouveau à l’employeur de vérifier que ces kilomètres sont justifiés (par exemple avec l’agenda des RDV du salarié) et qu’ils sont destinés à un voyage professionnel.

Les taux d’indemnités kilométriques actuellement en vigueur sont disponibles sur le site de l’URSSAF ici.

Si le salarié demande le paiement d’indemnités kilométriques, une copie de son certificat d’immatriculation (carte grise) doit être fournie à l’employeur au moins tous les ans pour justifier le taux de remboursement demandé.

Frais de transport du domicile au bureau

Dans les zones urbaines desservies par les transports en commun (ex : région parisienne), l’employeur doit rembourser 50 % du coût de l’abonnement de transport de 2e classe (ex : Navigo en région parisienne), si l’employé choisit cette option pour se rendre au travail. L’employé doit produire soit une preuve de souscription à l’abonnement, soit les abonnements mensuels. (En région parisienne, par exemple, le montant remboursé pour un salarié dans le cadre d’un abonnement annuel sera de 34,47€/mois)

Pour les travailleurs à temps partiel, les 50% de prise en charge seront remboursés si le salarié travaille au moins à mi-temps, et seront proratisés au temps de travail si le salarié travaille moins d’un mi-temps.

Pour les salariés qui ne peuvent pas utiliser les transports en commun, l’employeur peut rembourser jusqu’à 200€ par an (également au prorata comme ci-dessus pour les salariés à temps partiel) pour le transport domicile-travail, mais cela est facultatif. Un employé qui se rend au travail à bicyclette peut également demander le remboursement des kilomètres parcourus, à raison de 0,25€/km, jusqu’à maximum 200€ par an.

Frais de télétravail

Si l’employé travaille habituellement à domicile, il a droit à une indemnité de télétravail exonérée des cotisations sociales et d’impôt sur le revenu si le montant est “raisonnable”. Ce montant doit être calculé sur la base des loyers (ou valeur locative fiscale), de l’électricité, des assurances et des taxes foncières et/ou d’habitation et est proratisé sur la base de la superficie de l’habitation utilisée à des fins professionnelles.

Le salarié devra fournir des documents pour justifier et calculer le montant de l’allocation logement (ex quittance de loyer, taxe d’habitation et/ou taxe foncière …).

L’allocation sera ensuite fixée et versée chaque mois sous forme d’indemnité dans la paie, sans passer par les notes de frais. Le montant peut être revu si les coûts de l’employé augmentent ou s’il déménage.

Les dépenses liées à l’utilisation d’Internet / téléphone portable, etc. doivent également être remboursées. Si les contrats ont un usage personnel et professionnel (par exemple dans le cas d’un forfait Internet/téléphone utilisé à la fois à titre professionnel et personnel), seuls 50% de l’abonnement peuvent être remboursés.

Tout l’équipement (informatique et mobilier) du bureau à domicile doit être fourni par l’employeur ou passé en frais sur la base de justificatifs.

Travailleurs de l’UE

Un travailleur de n’importe quel pays de l’UE* peut travailler librement en France, il n’y a pas d’autorisations ou de procédures spécifiques à suivre.

Le travailleur aura besoin de s’inscrire à la Sécurité sociale française (ce qui peut prendre un certain temps, mais sera rétroactif à la date d’embauche lorsqu’elle entrera en vigueur) et, à cette fin, il devra fournir à l’employeur une adresse postale permanente en français.

* Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Croatie, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède.

Nouveaux États membres

Il existe une exception à cette liberté de circulation des travailleurs européens pour les pays qui sont récemment devenus membres de l’UE, qui peut aller jusqu’à 7 ans après que le pays devienne membre de l’UE. Pendant ces 7 années, chaque pays peut décider dans quelles conditions il accueille (ou non) des travailleurs des nouveaux Etats membres.

Actuellement, il n’y a pas de pays en période de transition.

Travailleurs hors UE

Il existe des procédures et des conditions compliquées et longues pour introduire un travailleur non européen en France.

Deux points doivent être soulignés :

• Toute procédure d’immigration parrainée par une entreprise sera soumise à la vérification qu’aucun travailleur de l’UE n’a pu être trouvé pour occuper le poste (en publiant une annonce auprès du Pole Emploi + au moins une autre méthode de recrutement pendant une période “raisonnable” – au minimum un mois – et en montrant qu’aucun travailleur possédant les compétences adéquates n’a été trouvé parmi les travailleurs européens)
• Il s’agit d’une procédure longue et coûteuse, qui risque de ne pas aboutir, malgré l’attente et le paiement de frais appropriés.

Par conséquent, parrainer un permis de travail pour un travailleur non ressortissant de l’UE n’aurait de sens que s’il est impossible de trouver un travailleur de l’UE qui convienne, et si cela vaut la peine d’attendre et de payer les frais correspondants.

Alternativement, le travailleur lui-même peut également demander un permis de séjour (qui peut inclure une autorisation de travail), si son conjoint est originaire de l’UE, ou via la procédure de Carte Bleue Européenne (pour les travailleurs hautement qualifiés).